Kostentreiber von Geschäftsreisen

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Bei der Durchführung von Geschäftsreisen und Dienstreisen entstehen für Unternehmen mitunter hohe Kosten. Obwohl die Reisen oft das Ziel haben, Geschäfte zu generieren und sich somit häufig indirekt selbst finanzieren, sind dennoch viele Unternehmen bestrebt, durch strategische Reiseplanung und ein effektives Controlling Kostentreiber im Blick zu halten und die Ausgaben soweit wie möglich zu reduzieren.

Es gibt verschiedene Kostentreiber, deren Kenntnis der erste Ansatzpunkt für Einsparungen sind. Der Schlüssel zu einem sinnvollen Kosten-Nutzen-Verhältnis ist jedoch nicht das rigorose Streichen einzelner Bestandteile, was bei vielen Posten auch gar nicht möglich wäre.

Auch darf nicht um jeden Preis der Reisekomfort reduziert werden, um so Kosten einzusparen. Immerhin erfüllen Mitarbeiter, die von Unternehmen auf eine Dienstreise geschickt werden, oft wichtige Aufgaben für den unternehmerischen Erfolg. Ein gestresster Mitarbeiter kann diese Aufgaben oft nicht mehr ordnungsgemäß erfüllen und zumindest mittelfristig leidet auch die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn Geschäfts- und Dienstreisen aus Gründen der Kostenersparnis zur Tortur werden.

Dennoch gibt es Ansatzpunkte für Einsparungen. Diese belasten nicht nur Ihre Mitarbeiter. Hier ist zu unterscheiden, ob es sich um steuerbare und nicht steuerbare Kosten handelt, denn bestimmte Kostentreiber sind durch rechtliche oder innerbetriebliche Vorgaben fix.

Schauen wir uns zunächst einmal die verschiedenen Kosten für Geschäftsreisen an.


Transportkosten

Die Transportkosten sind in vielen Unternehmen der mit Abstand größte Kostenfaktor. Es ist davon auszugehen, dass dieser im Schnitt ca. 50% der gesamten Reisekosten ausmacht.

Was gehört alles zu den Transportkosten? Zunächst einmal sind dies die Kosten für den Transport zwischen Start- und Zielort der Reise, also die An- und Abreise. Hier sind es oft Flugkosten, Bahnkosten und/oder Kosten für Mietwagen, Taxifahrten und die Nutzung von Car- oder Bikesharing-Angeboten usw.

Auch der Transport vor Ort, z.B. vom Hotel zum Ort des Meetings und zurück ist unter Transportkosten zu verbuchen.

Übernachtungskosten

Ungefähr ein Fünftel der Reisekosten fallen für die Übernachtungen des Reisenden, zum Beispiel in einem Hotel, an. Auch die Nutzung von Angeboten wie airbnb fällt unter diese Kategorie. Allerdings sind hier nur die unmittelbaren Kosten der Übernachtung zu betrachten. Etwaige Zusatzkosten, die im Zuge des Aufenthalts in einem Hotel anfallen, sind häufig unter Spesen zu führen.

Spesen

Spesen machen ebenfalls etwa ein Fünftel der Reisekosten in Unternehmen aus. Unter Spesen fallen zum Beispiel vom Arbeitgeber ausgezahlte Verpflegungspauschalen. Hier gibt es sowohl rechtliche Vorgaben, als auch feste Regelungen innerhalb von Unternehmen, die klar vorgeben, welche Spesen vom Unternehmen getragen werden und in welcher Höhe. Diese Kostengruppe ist daher nur bedingt geeignet, um Kosten einzusparen.

Bewirtung

Wenn Kunden und Geschäftspartner während der Reise eingeladen werden, um auf Kosten des Bewirtenden (bzw. seines Auftraggebers) zu Essen und zu Trinken, entstehen Bewirtungskosten.

Firmenwagen

Wenn Angestellte mit einem Firmenwagen ausgestattet sind und diesen für die Geschäftsreise nutzen, so ist auch dieser Faktor in die Reisekosten einzubeziehen.

Sonstige Kosten

Es gibt weitere Kostentreiber, die zwar prozentual eine untergeordnete Rolle spielen, doch auch diese sollten in das Controlling einfließen. Hier sind zum Beispiel Parkgebühren oder Gebühren für Visa zu benennen.

Ein erster Schritt, um die Kostentreiber differenziert zu betrachten, ist eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten im Zuge der Buchhaltung. Anstatt alle Kosten pauschal unter Reisekosten zusammenzufassen, sollte hier ein detaillierteres Controlling erfolgen, indem die Posten in die oben genannten Kostengruppen aufgeteilt werden.

Wie können in diesen Bereichen Einsparungen erzielt werden?

Zum Beispiel durch einen strategischen Einkauf von Reiseleistungen. Der optimale Partner für diese Aufgabe sind Geschäftsreisebüros wie baldaja.de, denn diese verfügen über ein sehr großes Einkaufsvolumen, wodurch mitunter deutlich günstigere Preise erzielt werden können. Natürlich zahlen Unternehmen für bestimmte Prozesse eine Gebühr, die häufig jedoch nur einen kleinen Teil der Einsparungen ausmacht.

Das Geschäftsreisebüro als kontrollierende Instanz

Weitere Vorteile sind, dass beim Auslagern bestimmter Geschäftsreise-Prozesse die jeweiligen Vorgaben des Unternehmens fester Bestandteil der Vereinbarung werden. Das bedeutet, dass das Geschäftsreisebüro bereits eine erste Instanz des Controlling darstellen kann und Leistungen außerhalb der Reiserichtlinien gar nicht erst anbieten. Dies verhindert auch, dass Mitarbeiter eigenmächtig Leistungen buchen (so genanntes „Maverick-Buying“) und so zwar aus Ihrer Sicht günstiger buchen, auf übergeordneter Unternehmenssicht aber ggf. größere Einsparungen verhindern.

Beachten Sie direkte und indirekte Reisekosten

Ein letzter, aber sehr wichtiger Ansatzpunkt ist, dass neben den direkten Reisekosten für Transport, Übernachtung usw. auch indirekte Reisekosten anfallen. Diese tauchen oft gar nicht im Controlling der Unternehmen auf, z.B. wenn einzelne Mitarbeiter sich „nebenher“ um das Travel Management kümmern. Fakt ist, dass die Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen Mitarbeiter beschäftigt und das Unternehmen somit Geld kosten. Je unstrukturierter die Prozesse sind, desto weniger Kosteneffizienz liegt vor. Hier können durch eine strategische Partnerschaft mit einem Geschäftsreisebüro, das einzelne Teilaufgaben oder ganze Prozesse übernimmt, Mitarbeiter entlastet und Kosten gesenkt werden.

Möchten Sie mehr über diese Möglichkeiten erfahren? Gerne senden wir Ihnen weitere Informationen per E-Mail, oder erläutern Ihnen diese in einem persönlichen, unverbindlichen Gespräch.

 

 

 

 

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