Reisekosten-abrechnung

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Ein Mitarbeiter der für sein Unternehmen auf eine Geschäftsreise geht, legt sehr häufig diverse Kosten aus, die er sich später vom Arbeitgeber wiederholen kann.

Der Schlüssel zu einer schnellen und korrekten Rückerstattung ist die Reisekostenabrechnung. Diese trägt die unterschiedlichen Kostenarten in einem vereinheitlichten Formular zusammen. So kann der Arbeitgeber die Reisekosten zusammen mit den entsprechenden Belegen sehr einfach prüfen.

Trotzdem kann man das simpel aufgebaute Formular durchaus als unbeliebt bezeichnen, denn es gilt einiges zu beachten. Vor allem, weil sich die Rahmenbedingungen regelmäßig durch Anpassung der Pauschalbeträge und vorzunehmenden Abzüge ändern.

Wer jedoch weiß, auf welche Faktoren es ankommt, der findet sehr schnell die jeweils geltenden Pauschalen und Abzüge und kann die Abrechnung zeitnah an den Arbeitgeber übergeben.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung enthält neben den persönlichen Daten des Reisenden, dessen Bankverbindung (für die Rückerstattung der Kosten) und den Reisedaten auch eine Übersicht über die verschiedenen Reisekosten-Arten.

Dieser letzte Punkt, die Übersicht über die verschiedenen Kostenarten, ist oft der Knackpunkt. Grund ist, dass der Mitarbeiter selbstständig entsprechende Pauschalen und Abzüge kennen und anwenden muss. Nur dann wird der Arbeitgeber die Reisekostenabrechnung akzeptieren. Wissentlich falsch angefertigte Abrechnungen können sogar das Arbeitsverhältnis gefährden.

Wir haben die wichtigsten Kostenarten für Sie zusammengestellt und sagen Ihnen, worauf Sie konkret achten müssen.

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten beinhalten die Hin- und Rückfahrt zum Reiseziel, Fahrten vor Ort, sowie Pendlerfahrten bei längeren Aufenthalten. Die Rahmenbedingungen für Wahl der Reisemittel werden durch die Reiserichtlinien oder andere interne Vereinbarungen des jeweiligen Unternehmens festgelegt.

Der Geschäftsreisende sollte im Vorfeld genauestens klären, welche Kosten vom Unternehmen in welchem Rahmen getragen werden. Ansonsten bleibt er im schlimmsten Fall auf einzelnen Posten oder zumindest Teilen davon sitzen.

Für Fahrten mit einem motorisierten Privatfahrzeug erhält der Reisende ebenfalls eine allgemeine Pauschale oder kann alternativ einen individuell ermittelten Kilometerbetrag heranziehen – Letzteres lohnt in vielen Fällen nur bei sehr teuren Fahrzeugen.

Neue gesetzliche Vorgaben seit Januar 2016

Seit Januar 2016 gelten für Auslandsreisen gesonderte Pauschalbeträge. Es macht also für die Reisekostenabrechnung einen Unterschied, wohin Sie reisen. Dies betrifft vor allem die Übernachtungskosten, sowie die Verpflegungsmehraufwendungen. Im Inland gilt ein fester Pauschalbetrag. Im Ausland variiert dieser, je nach Land. Zudem werden die Pauschalen für Auslandsreisen regelmäßig geprüft und angepasst, wohingegen die Beträge für Aufenthalte in Deutschland sich in den letzten Jahren nicht geändert haben.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten beziehen sich auf den Preis für die Unterkunft. Und nur für diese. Kosten für ein Frühstück, sowie weitere Nebenkosten, die während des Aufenthaltes im Hotel anfallen können (z.B. für die Nutzung eines Wellness-Bereiches, Entnahmen aus der Minibar etc.) sind nicht Teil der Übernachtungskosten.

Pro Übernachtung in Deutschland ist eine Pauschale von 20,00 Euro vorgesehen. Wer denkt, dass es sich dabei um einen Fehler handelt, der irrt leider. Der Betrag ist tatsächlich so niedrig angesetzt, auch wenn man dafür in der Praxis vermutlich lange nach einer Übernachtungsmöglichkeit suchen muss.

Hier gibt es selbstverständlich die Möglichkeit individueller Absprachen im Zuge derer das Unternehmen zusichert, die tatsächlichen Unterbringungskosten zu übernehmen. Ansonsten kann der Reisende die Mehrkosten immerhin noch als Werbungskosten innerhalb seiner Steuererklärung ansetzen.

Für Übernachtungen im Ausland gelten andere Pauschalen. Diese sind auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums einzusehen.

Verpflegungskosten

Innerhalb des so genannten Verpflegungsmehraufwands, werden die Kosten deklariert, die zusätzlich für die Verpflegung anfallen. Es wird also nicht die gesamte Verpflegung nach tatsächlichen Kosten beglichen, denn im Berufsalltag würden Sie ihr Mittagessen ja auch selbst zahlen. Da aber davon auszugehen ist, dass die Verpflegung auf Reisen etwas teurer ist, gibt es dafür Pauschalen innerhalb der Reisekostenabrechnung.

Für Geschäftsreisen in Deutschland gelten folgende Pauschalen: Pauschale 1 deckt An- und Abreisetage ab, sowie Tage, an denen man zwischen 8 und 24 Stunden außer Haus ist. Sie beläuft sich auf 12,00 Euro. Pro volle 24 Stunden Abwesenheit (von 0 bis 24 Uhr) ist eine Pauschale in Höhe von 24,00 Euro anzusetzen.

Kürzungen sind vorzunehmen, wenn einzelne Mahlzeiten durch den Arbeitgeber abgedeckt werden. Ziehen Sie für ein Frühstück 20% (4,80 Euro) ab und für ein Mittag- oder Abendessen je 40% (9,60 Euro).

Im Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen. Diese sind auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums einzusehen.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden jene Aufwendungen bezeichnet, die nicht den Verpflegungs-, Fahrt- oder Übernachtungskosten zuzurechnen sind. Der Gesetzgeber sieht hier keine festen Pauschalen vor. Theoretisch kann der Arbeitgeber also sämtliche mit der Reise in Verbindung stehenden Nebenkosten erstatten. Auch hier gilt es wieder, die Richtlinien und Vereinbarungen genau zu kennen.

Beispiele für Reisenebenkosten sind jene für den Transport oder die Aufbewahrung von Gepäck, Kosten für Parkplatzbenutzung, Mautgebühren, Eintrittskosten für geschäftliche relevante Veranstaltungen oder Trinkgelder. Nebenkosten sind per Rechnung oder Quittung zu belegen.

Steuerrechtliche Relevanz der Pauschalen

Nicht nur für die Erstattung der unmittelbaren Kosten, ist die Abrechnung der Reisekosten wichtig. Auch bei der späteren Steuererklärung spielen Sie eine wichtige Rolle. Für die verschiedenen Kostenarten gibt es durch die Pauschalen vorgegebene Höchstbeträge. Werden diese überschritten, muss der Mitarbeiter die überschüssigen Kosten als Einnahmen in seiner Steuererklärung anführen, unabhängig davon, ob das Unternehmen in seinen Reiserichtlinien entsprechend hohe Kosten genehmigt hat.

Sonderfall Selbstständigkeit

Auch Selbstständige gehen auf Geschäftsreise. Der Reisende bezieht die Kosten dann direkt vom Firmenkonto bzw. aus der Kasse und muss dafür zunächst niemandem eine Abrechnung vorlegen. Allerdings kann er die Reiskosten später innerhalb der Steuererklärung als Betriebskosten geltend machen. Die vollständige Absetzung der Reiskosten drückt also die Steuerlast effektiv nach unten. Daher ist es auch für Selbstständige wichtig, dass die Reisekosten korrekt und vollständig angeführt wird.

Haben Sie Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung oder zur Erstellung von Reiserichtlinien in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gern.

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