Wenn eine Geschäftsreise ansteht, gilt es einiges zu planen und zu organisieren: Sind die Flüge gebucht, der Mietwagen vor Ort und das Hotel richtig ausgewählt?

Das alles erledigt im besten Fall Ihr Geschäftsreisebüro für Sie, doch wie sieht es eigentlich mit der Bezahlung aus? Flüge werden meist direkt bei Ticketaustellung abgerechnet, doch bei der Mietwagen- und Hotelbuchung sieht das anders aus.

Im Regelfall werden hier die Rechnungen vor Ort mit einer Kreditkarte oder in bar beglichen. Oft ist das allerdings mit mehr Aufwand verbunden und kostet den Reisenden wertvolle Zeit. Auch ist der Reisende für die Aufbewahrung der Belege zuständig und hat zusätzlichen Aufwand, falls diese einmal verloren gehen. Für alle, die diese Dinge berechtigterweise stören, hat baldaja die richtige Lösung: Veranlassen Sie eine Kostenübernahme!

Sie reisen – wir kümmern uns um die Kosten

Im Allgemeinen beuteten Kostenübernahmen, dass wir für Mietwagen- bzw. Hotelkosten für Sie in Vorkasse treten. Die Kosten werden erst im Nachhinein an Sie bzw. Ihr Unternehmen weiterbelastet. Somit müssen Sie sich vor Ort um nichts kümmern und vor allem keine Zahlung vornehmen. Denn die Abrechnung mit der Firma übernehmen wir.

Bei einer Mietwagen-Buchung nennt sich das „Full-Credit Voucher“. Wenn Sie diesen Vermerk auf Ihrer Buchungsbestätigung sehen, geht die Rechnung nach Abgabe des Wagens direkt an uns und wir berechnen den Betrag Ihrer Firma weiter.

Das spart vor Ort viel Zeit, vor allem wenn Sie im Anschluss einen Flieger erwischen müssen. Die Firma bekommt die Rechnung somit von uns, zuverlässig und pünktlich, Sie müssen sich weder mit den Hotels noch den Mietwagenanbietern auseinandersetzen und auch die Reisenden müssen keine Belege weiterreichen.

Bei Hotelbuchung fragen Sie einfach direkt nach einer Kostenübernahme. Auch hier müssen Sie sich um nichts kümmern, die Abrechnung erfolgt, sobald die Hotelrechnung an uns weitergeleitet wird! Alle Vorteile auf einem Blick:

Alle Vorteile auf einem Blick: 

  • Eine Gesamtrechnung (alle Kosten im Überblick)
  • Kein Geld umtauschen
  • Entspanntes Reisen
  • Zeitersparnis
  • Reisender muss Firma keine Belege zukommen lassen
  • Kein zeitintensiver Kontakt mit Mietwagenvermieter und Hotels
  • Pünktliche und Zuverlässige Abrechnung

Ablauf einer Kostenübernahme bei Mietwagenbuchung

Fragen Sie direkt bei Buchung Ihres Mietwagens nach einem Full-Credit Voucher. Bei Ausstellung eines Full-Credit Vouchers erhält der Vermieter umgehend eine Information in seinem System. Auch in ihrem Reiseplan ist diese Information vermerkt.

Vor Ort muss ggf. eine Kreditkarte als Garantie hinterlegt werden, auch wenn diese nicht zur Abbuchung genutzt wird. Ansonsten müssen sie keine weiteren Schritte unternehmen und bei Abgabe des Mietwagens nur noch zu unterzeichnen.

Kostenübernahme bei Hotelbuchungen

Auch bei einer Hotelbuchung ist es am einfachsten, schon bei der Buchung eine Kostenübernahme zu vereinbaren. Im Notfall kann diese aber auch nachträglich veranlasst werden.

Sobald eine Buchung mit Kostenübernahme bei uns eingegangen ist, nehmen wir Kontakt mit dem Hotel auf, um Ihnen eine Kostenübernahme garantieren zu können. Bestätigt das Hotel die Kostenübernahme, ist alles geregelt. Eine Bestätigung der Kostenübernahme finden Sie in Ihrem Reiseplan. Bei Beauftragung der Kostenübernahme können Sie übrigens entscheiden, ob diese für sämtliche Kosten gilt oder z.B. nur für die Übernachtungskosten (ohne Frühstück etc.)

Einige Hotels verlangen ebenfalls eine Kreditkarte als Sicherheit, dies gilt besonders bei nicht stornierbaren Buchungen. Die Kostenübernahme bietet in diesem Fall maximale Vorteile, da wir unsere eigene Kreditkarte einsetzen.

Beim Auschecken müssen Sie dann nichts weiter mehr beachten. Sie checken normal aus, jedoch ohne zu bezahlen. Sobald uns die Rechnung vom Hotel vorliegt, erhalten Sie von uns eine Rechnung mit einer detaillierten Aufstellung der Kosten Ihres Aufenthalts.

Unterwegs ohne zu zahlen

Was viele nicht wissen: Wir übernehmen nicht nur die Kosten für Hotels oder Mietwagen, sondern z. B. auch für Restaurants oder Transfers. Sie brauchen sich im Ausland keine Sorgen mehr machen, wo Sie Ihr Geld umtauschen können und welche Zahlungsarten akzeptiert werden. Durch die Kostenübernahme können Sie Ihre Geschäftsreise ganz entspannt genießen.

Möchten Sie mehr Informationen zum Thema Kostenübernahmen?

Schreiben Sie mir einfach eine Mail oder rufen Sie mich an:
Lisa Hachani · E-Mail: cstrieb@baldaja.de · Telefon: +49 (0)208 9709845

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