Zahlreiche Unternehmen schicken Mitarbeiter auf Geschäftsreisen. Die Kosten dafür machen in vielen Firmen einen hohen Prozentsatz der Gesamtausgaben aus. Doch wie werden diese Beträge bezahlt, abgerechnet und kontrolliert? Dazu gibt es verschiedene Methoden.

Der herkömmliche Weg ist, dass der Mitarbeiter die Kosten auslegt und dann vom Unternehmen über die Reisekostenabrechnung zurückfordert. Während bei großen Unternehmen diese Praxis weitestgehend reduziert wurde, ist sie vor allem im Mittelstand weiterhin alltägliche Praxis. Dass Unternehmen, auch kleine, damit bares Geld verschenken, wissen die Wenigsten.

Dies führt zudem zu einer starken Intransparenz und verhindert, dass ein Echtzeit-Überblick über die Reisekosten möglich ist. Erst nach Eingang der Reisekostenabrechnung herrscht Klarheit. Zudem gibt es andere Dinge, die gegen dieses Vorgehen sprechen, zum Beispiel, dass Unternehmen und Reisende so auf verschiedene Vorteile verzichten.

Reisestellenkarten und -konten - die virtuelle Kreditkarte

Mit so genannten Reisestellenkarten, im Grunde nichts Anderes als Firmenkreditkarten oder auch Corporate Cards, bieten sich für Unternehmen und Reisende interessante Vorteile. Hier gibt es für die unterschiedlichen Phasen der Geschäftsreise verschiedene Lösungen.

Der Einsatz dieser Karten verringert vor allem die indirekten Kosten indem der buchhalterische Arbeitsaufwand inkl. Controlling und auch der des Reisenden selbst drastisch reduziert wird.

Experten schätzen das Einsparungspotential auf gut ein Viertel der Gesamtkosten und das schon ab 3-5 Verwendern innerhalb eines Unternehmens. Die Kosten für die Firmenkreditkarten-Lösungen richten sich nach dem abgewickelten Volumen, sind aber im Vergleich zu den Einsparungsmöglichkeiten als gering zu betrachten.

Vor der Reise: Buchung über zentrale Reisestellenkonten

Während des Buchungsprozesses kommen so genannte Reisestellenkonten zum Einsatz. Dies sind letztendlich virtuelle Kreditkarten, die mit bestimmten Firmenkonten verknüpft sind. Bucht der Reisende oder ein Reiseverantwortlicher im Unternehmen Leistungen wie Flug- oder Bahntickets, Hotels oder Mietwagen, laufen diese zentral über das gewünschte Reisestellenkonto. Bei Buchungen über ein Geschäftsreisebüro werden die Daten einmalig hinterlegt, danach werden diese automatisch für alle Buchungen verwendet. Recht einfach.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Unternehmen erhält eine zentrale Abrechnung mit einer detaillierten Aufstellung der angefallenen Reisekosten und einer umfangreichen Möglichkeit der Auswertung. Das Sammeln einzelner Belege oder das Warten auf Rechnungen entfällt. Selbige werde im gewünschten Rhythmus automatisch an das Unternehmen versendet.

Darüber hinaus bieten einige Anbieter längere Zahlungsziele, was Unternehmen durch einen verbesserten Cashflow ebenfalls zugutekommt.

Kreditkartenzahlung

 

Corporate Cards – Mitarbeiter-Kreditkarten für Zahlungen während der Reise

Da nicht alle Reisekosten bereits vor der Reise bezahlt werden können, muss es auch eine Lösung geben, wie Ausgaben während der Reise beglichen werden können, ohne dass der Mitarbeiter aus eigener Tasche vorstreckt.

Zu diesem Zweck gibt es Firmenkreditkarten, so genannte Corporate Cards. Der Mitarbeiter nutzt diese Kreditkarte für alle geschäftlichen Ausgaben auf der Reise und die Kosten laufen ebenfalls zentral über das gewünschte Reisestellenkonto.

Dabei gibt es sogar die Möglichkeit die Kreditrahmen der Karten zu begrenzen. Durch das allseits bekannte Prepaid-Verfahren, werden die Karten vorab aufgeladen, sodass eine Überziehung nicht möglich ist. Dennoch ist die Deckungssummer garantiert, dadurch ist die Akzeptanz hoch.

Auch nach der Reise ein großer Vorteil

Neben der automatisierten Zusendung der Rechnungsübersichten, können die Reisekosten bei den meisten Anbietern sehr differenziert ausgegeben und ausgewertet werden.

Diese zentralisierten Datenbestände ermöglichen zu jederzeit ein realistisches Controlling. Travel Manager können darüber hinaus wertvolle Schlüsse aus den Daten ziehen. Lohnt sich für einzelne Mitarbeiter eine Bahncard? Werden bestimmte Leistungsanbieter verstärkt genutzt, so dass ggf. individuelle Unternehmensraten möglich sein könnten? Oder ergeben sich aus dem Reiseverhalten der Mitarbeiter Vorgaben für die Implementierung von Reiserichtlinien? Bei der Beantwortung all dieser Fragen helfen die Anbieter mit passenden Reports weiter.

Anderer Anbieter, andere Vorteile

Bei der Auswahl des Anbieters stehen vor allem die verschiedenen Mehrwerte im Vordergrund. Hier unterscheiden sich die Angebote, doch fast alle bieten neben den zuvor genannten Vorteilen zusätzliche Services und Benefits. Eine Betrachtung welche dem Unternehmen und Reisenden am meisten nutzen, helft bei der Entscheidung für oder gegen einen Anbieter.

Die bekanntesten Programme
AirPlus
American Express
Degussa

Gerne beraten wir Sie bei der Wahl des richtigen Anbieters. Nehmen Sie jederzeit Kontakt mit uns auf!