Bei der Befragung von 220 Unternehmen (davon 110 mit über 250 Mitarbeitern) gaben über 70 Prozent an, auf ein professionelles Geschäftsreisebüro zurückzugreifen, wenn es um die Planung und Buchung von Dienstreisen geht.

Dieser Artikel zeigt, warum dieser Trend durchaus Sinn macht und verdeutlicht, wo die Stärken eines Geschäftsreisebüros liegen.

Was viele nicht wissen ist, dass die Partnerschaft mit einem Geschäftsreisebüro keineswegs bedeutet, dass der gesamte Prozess und damit die Kontrolle aus der Hand gegeben wird. Der Reisende bzw. Buchende hat weiterhin die Möglichkeit einzelne Teile der Geschäftsreise selbst zu planen oder zu buchen und kann sich auf Wunsch bei Bedarf Hilfe holen.

Selbst bei Routine-Reisen, die häufig angetreten werden, kann diese Zusammenarbeit Sinn machen. Dann reicht ein einfaches „Bitte alles so wie immer“. Der Berater weiß Bescheid und leitet alles in die Wege.

Darüber hinaus richten sich Geschäftsreisebüros heute stärker nach den Wünschen und Buchungsgewohnheiten der Reisenden und zeigen immer größere Flexibilität in der Kommunikation. Ob per Buchungsmaske, Mail oder Telefon gebucht wird, ist dabei dem Reisenden selbst überlassen.

Neben größeren Unternehmen gelten die Vorteile übrigens auch oder gerade für Einzelreisende oder Mitarbeiter kleinerer Unternehmen.

1. 24-Stunden-Hotline

Die 24 stündige Erreichbarkeit, bedeutet mehr Sicherheit für den Reisenden. Egal ob eine kurze Rückfrage zu einem komplizierten Reiseplan oder akute Hilfe in einer Notsituation, der Reisende hat immer einen Ansprechpartner. Wer eine Reise selber plant und bucht, ist im Zweifel auf sich allein gestellt.

2. Beschaffung von Visa

Zeitintensive und zugleich kritische Formalitäten bei Reisen in Länder für die ein Visum benötigt wird, werden dem Reisenden abgenommen. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und der Reisende kann sicher sein, dass er die richtigen Dokumente mitführt.

3. Reiseinfos per E-Mail

Der Reisende erhält umfangreiche Informationen zur Reise optimal und übersichtlich aufbereitet. So kann er Wichtiges auf einen Blick erkennen und muss sich nicht selbst durch eine Flut an Informationen arbeiten. Dieser Vorteil betrifft auch Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern so vor Reisebeginn wichtige Informationen bereitstellen können. Die Unterlagen werden vom Reiseexperten so aufbereitet, dass sie sofort weitergeleitet oder im Intranet hinterlegt werden können. Das schont die Ressourcen des Unternehmens und sorgt gleichzeitig für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

4. Ein Anruf genügt

Viele bevorzugen weiterhin die Buchung per Telefon. Zudem gibt es Situationen, in denen ein kurzer Anruf effektiver und komfortabler sein kann, als die Buchung per Mail oder Buchungsformular. Ein Anruf beim Reiseexperten reicht für eine umfassende und lückenlose Reiseorganisation. Das sorgt mitunter für deutliche Zeiteinsparung und großen Komfortgewinn.

5. Alle Reisevarianten auf einen Blick

Geschäftsreisebüros können dem Reisenden alle möglichen Flüge inklusive Flüge von Low Cost Carriern anbieten. So erhält der Reisende eine umfassende Übersicht über alle Flugmöglichkeiten und spart Zeit bei der Recherche. Das Gefühl alle Möglichkeiten auszuschöpfen und keine Option außer Acht zu lassen ist beruhigend.

6. Kreatives Ticketing

Geschäftsreisende bekommen für Ihre Flüge die günstigsten Preise bei gleicher Leistung da verschiedene Spezial-Konditionen zu einem Paket zusammengefasst werden können.

7. Paralleler Zugriff auf mehrere Online Booking Engines (OBE)

Der Preisvergleich über alle Airlines und Anbieter mit einer einzigen Abfrage bedeutet Zeit- und Geldersparnis, sowie einen optimalen Überblick.

8. Sondertarife

Geschäftsreisebüros haben durch die Abnahme großer Kontingente oder die Partnerschaft mit übergeordneten Anbietern wie BDC Travel Zugang zu Sondertarifen durch die Unternehmen und Reisende bares Geld sparen.

9. Garantierte Einhaltung von Reiserichtlinien

Die Experten kennen die Reiserichtlinien und Vorgaben des Unternehmens und sorgen für deren hundertprozentige Einhaltung. Das vermeidet Unsicherheit bei der Buchung und blendet unpassende Angebote schon im Vorfeld aus.

10. Maßgeschneiderte Buchungsformulare

Geschäftsreisebüros bieten für verschiedene Anforderungen strukturierte Buchungsformulare. Diese führen Schritt für Schritt durch die relevanten Fragen. Und nur diese. Buchende gewinnen so ein sicheres Gefühl bei der Buchung und sparen Zeit.

11. Individuelle Vergütungsmodelle

Unternehmen können aus verschiedenen Vergütungsmodellen wählen. Trotz der vielfältigen Möglichkeiten bieten Geschäftsreisebüros heute sehr einfache und klar verständliche Abrechnungen. Das sorgt für Transparenz.

12. Rabatte

Durch die Zusammenarbeit mit großen Geschäftsreise-Anbietern wie BCD Travel haben Geschäftsreisebüros Zugang zu Sonderkonditionen und Rabatten, die Sie an Ihre Kunden weitergeben.

13. Profile

Alle wichtigen Informationen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter werden im Buchungssystem des Geschäftsreisebüros hinterlegt. Bei jeder Buchung kann auf diese Informationen zugegriffen werden. Neben den persönlichen Daten können so auch Vorlieben und Sonderwünsche abgerufen werden. Das spart Zeit und sorgt für eine maßgeschneiderte Buchung, ohne böse Überraschungen.

14. Schnelle Bearbeitungszeiten

Gute Geschäftsreiseexperten sind erfahren und haben Zugang zu minutengenauen Informationen. Sie können so sehr schnell auf Anfragen reagieren und ohne größere Verzögerung passende Lösungen oder Angebote präsentieren.

15. Reportingsysteme

Damit Unternehmen und Mitarbeiter das Reisebudget immer im Griff haben, analysieren Geschäftsreisepartner die Reisedaten mit grafikunterstützten und internetbasierten Management-Informationssystemen und stellen alle Einsparpotenziale dar.

16. Haben Sie auch nichts vergessen?

Durch den Einsatz modernster Technologien werden Buchungen auf Vollständigkeit, gewünschte Personenzahl, Wartelisten sowie auf den besten Preis geprüft. So ist garantiert, dass bei der Buchung nichts außer Acht gelassen wird.

17. Passende Zusatzangebote

Während einer Reisebuchung erhält der Reisende von seinem persönlichen Ansprechpartner nützliche Tipps und Zusatzangebote zu seiner individuellen Reise. Zum Beispiel zu Einreisebestimmungen, Hotelempfehlungen, Mietwagen-Angebote uvm.

18. Keine zeitaufwendige Internetrecherche

Wenn dem Reisenden das Onlinebuchen zu kompliziert und zeitaufwendig ist, übernimmt ein persönlicher Ansprechpartner diese Arbeit. Auch wenn es vermeintlich schnell geht, irgendetwas kommt immer dazwischen oder es entstehen Fragen, die den Buchungsprozess zum stocken bringen. Geschäftsleute können diese Aufgabe abgegeben und ihre Zeit so effektiver nutzen.

19. Persönliche Ansprechpartner mit eigener Durchwahl

Neben der Möglichkeit online, per Mail oder Fax zu buchen, besteht immer auch die Chance für kurzfristige, persönliche Rückfragen. Während man sich bei reinen Onlineportalen der verschiedenen Anbieter im Problemfall mit einem anonymen Callcenter „rumschlägt“ haben Unternehmen bei ihrem Geschäftsreisebüro einen festen Ansprechpartner mit direkter Durchwahl.

20. Ein fester Key Account Betreuer

Auch für Unternehmen bieten feste Ansprechpartner Vorteile. Verbindliche Absprachen und eine vertrauensvolle und dauerhafte Zusammenarbeit wird durch einen persönlichen Key Account Betreuer garantiert. Dieser kennt das Unternehmen sowie seine Anforderungen und kann passende unternehmensübergreifende Lösungen und Angebot bieten.

Die hier aufgeführten Kriterien zeigen, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen mithilfe eines Geschäftsreisebüros effektiver, sicherer und stressfreier umsetzen und Kosten einsparen können. baldaja bietet Ihnen die aufgeführten Services und noch einige mehr. Erfahren Sie mehr über unsere Angebote.

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